Se llevan a cabo análisis contables anuales individuales para los costos de operación y mantenimiento en su conjunto y para el sistema. Asimismo, se realizan análisis contables mensuales individuales de las principales instalaciones del sistema, que comprenden, como mínimo, las unidades de servicio técnico, atención al cliente, unidades / cuadrillas de nuevas inversiones y mantenimiento correctivo. Para estas evaluaciones se realizan análisis contables individuales y segregados para los principales componentes de estos costos operativos.

Tasas de rendimiento: lograr una tasa de rendimiento es un aspecto importante para garantizar que las actividades de la empresa funcionen como negocios comparables. En la gestión de costos, establecer tasas de rendimiento adecuadas para cada línea separada de actividad comercial o técnica es un factor importante para evitar los subsidios cruzados. Solo se pueden ejecutar proyectos e iniciativas con una tasa de retorno razonable. Para las empresas estatales, su productividad debe compararse con actividades comerciales similares en la misma industria y empresas privadas. Para esta evaluación, se deben utilizar como mínimo los siguientes criterios para nuevos proyectos: (a) recuperación simple; (b) rendimiento de la inversión; (c) valor actual neto; y (d) costo del ciclo de vida.

Las políticas y procedimientos de contratación deben ser competitivos, no discriminatorios y mantener altos estándares de transparencia y calidad técnica. Para ello, en general, las empresas tienden a elegir siempre los mismos proveedores, ya que esto se traduce en economías de escala tradicionales. Sin embargo, es importante contar con un mecanismo que incentive la búsqueda de nuevos proveedores, aunque a menor escala y con menor capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa, como forma de buscar soluciones en el mercado. Algunas prácticas pueden ayudar a optimizar los costos de operación y mantenimiento:

un. Historial: para nuevas adquisiciones, la calificación y elección del proveedor debe basarse en el historial anterior del suministro de materiales y servicios.

B. Evaluación: Evaluación de la oferta utilizando Criterios de promedio ponderado, la evaluación debe realizarse en base a términos técnicos y comerciales.

C. Inspección: (i) después de la compra, se entrega una orden de prueba a los nuevos proveedores; La empresa de servicios públicos puede organizar una inspección de la fábrica por parte de un tercero; (ii) el proveedor habitual también puede ser inspeccionado durante el proceso de fabricación por un tercero; y (iii) cada equipo de la fábrica debe ser inspeccionado en la tienda por daños físicos.

Caracterización de todos los procesos necesarios para la actividad de distribución eléctrica, con descripción de las principales actividades de cada uno de ellos. Estos procesos y actividades son todos aquellos que impliquen una acción directa sobre los consumidores o instalaciones, tales como actividades del ciclo comercial regular, atención al cliente y servicio técnico, y actividades de operación y mantenimiento de las instalaciones de distribución eléctrica. Para cada uno de ellos, es importante establecer el costo eficiente asociado a cada uno de los procesos, tomando como referencia los precios de mercado, considerando el precio de contratar su ejecución o provisión en el mercado cuando existe una competitividad razonable. En los casos en los que el mercado no estaba suficientemente desarrollado, se calculó el costo eficiente a partir de la definición de las principales tareas que componen la actividad (materiales y servicios).

Transparencia: la justificación y los objetivos de la presupuestación por resultados están claramente documentados y reflejan los intereses de las partes interesadas. Identificar los costos de cualquier función dada de actividad comercial y técnica es esencial. Para las empresas estatales, el problema principal es contabilizar los costos asociados con el cumplimiento de las obligaciones de servicio público (si corresponde). Si las obligaciones de servicio público están subvencionadas por el erario público, los costos deben identificarse de manera transparente para garantizar que no haya compensación excesiva ni compensación insuficiente. Algunas recomendaciones incluyen transparencia en la divulgación en proporción de los costos compartidos con el erario público; Proporción de costos y activos compartidos que se atribuyen a actividades comerciales, cuando las actividades no comerciales no se llevan a cabo por separado. Debe hacerse transparente el grado de subsidios desembolsados ​​por el Estado.

La optimización de los costos operativos se incluye en la fase de diseño de la infraestructura y el equipo y en la planificación del funcionamiento de las instalaciones y del sistema. Existe un plan de reducción de costos unitarios operativos e incluye objetivos anuales y seguimiento de su cumplimiento. Algunas acciones pueden ayudar a reducir o controlar los costos operativos más rutinarios:

A. Productividad: La empresa debe contar con un sistema de control y gestión de la productividad y producción de las cuadrillas que trabajan en el campo en función de la producción realizada. Se recomienda utilizar conceptos adaptados de la OEE (eficacia global del equipo).

B. Ciclo de vida: Es necesario verificar si la vida útil del equipo operó por debajo del ciclo de vida establecido por el fabricante e investigar las razones por las que esto ocurre.

C. Activo nuevo: Se debe analizar constantemente si los costos de mantenimiento y operación de equipos con una vida útil prolongada no superan el costo de adquisición de nuevos activos.

Es importante promover el uso de indicadores de desempeño en la toma de decisiones presupuestarias, es decir, el uso del presupuesto estimado debe estar vinculado a indicadores técnicos y comerciales que midan los objetivos de inversión y los costos utilizados. Los procesos cuyos indicadores están dentro de la meta deben priorizarse en la asignación del presupuesto, mientras que los procesos en los que los indicadores de desempeño están por debajo de la meta deben reevaluarse constantemente. Los principales resultados de esta práctica son: (i) mejorar el establecimiento de objetivos y el seguimiento del desempeño; (ii) énfasis en la planificación; (iii) mejorar la gestión, la transparencia y la eficiencia. El presupuesto por desempeño es útil para mejorar la orientación al desempeño, incluida la evaluación del programa y las revisiones de gastos.

La actividad de mantenimiento debe ser considerada no solo desde los aspectos técnicos, sino que también deben evaluarse los costos de realización y los costos de no realización. Las empresas de servicios públicos pueden utilizar una nueva metodología de Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad para optimizar los recursos de mantenimiento y desarrollar un plan de mantenimiento para las redes de distribución y subestaciones. Algunas prácticas que deben tener las empresas de servicios públicos son:

un. Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS): las empresas de servicios públicos utilizan un software de gestión que realiza funciones en apoyo de la gestión y el seguimiento de las actividades de O&M, con algunas funciones mínimas como la generación de órdenes de trabajo, la priorización y el seguimiento por equipo / componente, seguimiento histórico de todo el trabajo órdenes generadas, seguimiento de actividades de mantenimiento, almacenamiento del procedimiento de mantenimiento y de toda la documentación técnica o procedimientos por componente, informes en tiempo real, generación de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo basado en calendario o tiempo de ejecución, seguimiento de costos de capital y mano de obra por componente y otros;

B. Capacitación y estándares: Existe un plan anual de capacitación y reciclaje para los equipos de mantenimiento. Se define el requisito de reporte para las actividades de O&M y su frecuencia, también hay un Manual de Operaciones y Mantenimiento que incluye procedimientos de operación escritos y procedimientos de trabajo de mantenimiento preventivo y listas de verificación.

C. Órdenes de trabajo: Todos los tipos de trabajo a realizar deben crearse en el sistema como una orden de trabajo. Las órdenes de trabajo pueden estar en una de dos categorías: trabajo planificado y trabajo no planificado. Las órdenes de trabajo deben contar con la información mínima para garantizar la seguridad y calidad del trabajo, tales como: Ubicación geográfica, equipo de referencia, estándares, contacto del Centro de Operaciones, entre otros.

D. Gestión del trabajo de campo: se debe utilizar el envío remoto y el envío dinámico de tripulaciones para reducir el tiempo de viaje y mejorar la respuesta a los trabajos emergentes.

mi. Gestión de recursos humanos: es importante reducir el tiempo no productivo de las cuadrillas (salida tardía, regreso temprano, descansos prolongados) para optimizar la utilización de la fuerza de campo. Además, se deben crear procesos para utilizar fuerzas de campo para cerrar planes de trabajo al completar el trabajo, eliminando costos administrativos adicionales;

Además de estas prácticas sobre el proceso de mantenimiento, también es importante destacar que el mantenimiento se puede realizar de forma reactiva en situaciones de emergencia (mantenimiento correctivo) o planificado para actuar de forma preventiva (mantenimiento preventivo y predictivo).

Para el mantenimiento preventivo algunas prácticas recomendadas son:

• Planificación del trabajo: Toda actividad debe tener una etapa de planificación que debe ser realizada con anticipación y, si es posible, por personal diferente que llevará a cabo la actividad. El plan debe contener todos los recursos necesarios: materiales, equipos y mano de obra.

• Programación de trabajos: optimice los horarios de trabajo durante un período de varios meses, suavizando los picos / valles para el equipo y la mano de obra, minimizando el impacto de los recursos limitados;

• Estaciones de trabajo: Trabajos: Es importante trabajar con un plan que considere varias estaciones de trabajo en diferentes regiones. Esto mejora la flexibilidad para compartir recursos, en lugar de restringir artificialmente la mano de obra y el equipo a un solo centro de operaciones o territorio;

• Supply Chain: Busque una mejora en la puesta en escena de materiales para eliminar el impacto en otras etapas del proceso. La cadena de suministro nunca debe "comandar" toda la operación.

• Disponibilidad de recursos: todas las opciones de recursos (contratistas o empleados) deben considerarse en función de la demanda y el costo. Cuando la carga de trabajo asociada es constante, es una tarea ideal subcontratar trabajo con una cantidad fija.

Para el mantenimiento correctivo, algunas prácticas recomendadas son:

• Tendencia: es posible comprobar la tendencia de volumen de este trabajo en los últimos años para darse cuenta de que el volumen se puede predecir en función de los eventos ambientales. Como tal, los planes de trabajo modelo deben crearse y estar disponibles para su aplicación en este trabajo, minimizando la planificación y maximizando la estandarización.

• Personal de guardia: Es necesario mantener un número mínimo de tripulaciones, de diferentes tipos, disponibles en las regiones con mayor incidencia de eventos o mayor densidad de consumidores.

Obtener el apoyo político de las autoridades gubernamentales y promover la concientización para la implantación de un programa. Los programas exitosos generalmente se han asociado con un papel preponderante de las autoridades gubernamentales para abordar el desafío, donde los servicios públicos informan regularmente sobre los avances a las autoridades gubernamentales superiores.

Si bien esta no es una acción directa de la empresa de distribución, el apoyo político es clave para reducir las pérdidas de electricidad, en particular con los grandes clientes comerciales e industriales. En algunos casos, se establece un presupuesto dedicado y transparente para gestionar la transición de determinados clientes residenciales con bajo consumo. Algunos países han brindado este apoyo en forma de subsidios focalizados a clientes de bajo consumo (por ejemplo, menos de 100 kwh / mes). Este apoyo presupuestario a los clientes objetivo debe estimarse y definirse adecuadamente su duración.

Como parte de las actividades proactivas, la empresa de servicios públicos puede realizar en colaboración con el gobierno es fomentar el desarrollo e implementación de estándares de eficiencia energética: promover nuevos materiales y estándares de construcción con los gobiernos locales y nacionales, tales como el uso de calefacción solar, aislamiento térmico de techos e iluminación natural y eficiente.

Establecer un plan de inversión en infraestructura dedicada en la red de distribución y asegurar los recursos para reducir la vulnerabilidad y adulteración de equipos y conexiones. Dotar de modernas instalaciones de contador con facilidades de monitorización y un sector de ingeniería encargado de analizar técnicamente las pérdidas técnicas del sistema y buscar nuevas soluciones técnicas. El plan también debe tener una metodología de cálculo y cuantificación de pérdidas técnicas bien establecida basada en referencias reconocidas internacionalmente o regulaciones nacionales existentes. Una de estas metodologías10 para evaluar el costo de la pérdida es proporcionada por la “Guía para la Evaluación de Grandes Pérdidas de Transformadores de Potencia” y su referencia se proporciona en la siguiente sección. Verificar el costo actual de las pérdidas y analizar posibles soluciones para reducir priorizando las acciones con mayor retorno para la empresa, invirtiendo en aquellas con un Valor Actual Neto (VAN) positivo.

La identificación y la obtención de recursos financieros han sido condiciones críticas para el desarrollo exitoso de un programa de pérdida de electricidad. Estos recursos financieros, idealmente en condiciones favorables, garantizarían la disponibilidad de inversiones a lo largo del tiempo y objetivos claramente establecidos. El programa también determinaría el destino de los ingresos adicionales derivados de la regularización. Todo programa de pérdidas debe ir precedido de un análisis económico y financiero; y contar con fuentes específicas de financiamiento para proyectos y / o apoyados por agentes públicos del país. Estos recursos de inversión pueden provenir de bancos multilaterales con ventajosas condiciones comerciales y amortizaciones a largo plazo, o de los ingresos y el balance de la empresa.

Fortalecer el acceso y la funcionalidad de los sistemas comerciales. La experiencia ha demostrado la importancia de realizar verificaciones periódicas del personal que tiene acceso a los sistemas comerciales y de facturación de la empresa, así como realizar análisis de los datos almacenados en el Sistema de Gestión de Clientes (CMS). El acceso a los sistemas de facturación y la base de datos de los clientes debe limitarse tanto como sea posible dentro de la empresa de servicios públicos, que debe realizar auditorías periódicas y verificación de quién tiene acceso a qué parte del sistema de facturación. Las empresas de servicios públicos también deben asegurarse de que sus sistemas de facturación y mecanismos de cobro funcionen correctamente y que la tasa de facturas vencidas esté dentro de los límites razonables de las cuentas por cobrar. Siempre que sea posible, integre su CMS con el Sistema de información de red (NIS) para que los clientes puedan asociarse automáticamente con un transformador, medidor y ubicación. Los sistemas comerciales también deben reflejar de manera transparente el mecanismo de apoyo introducido a los grupos socialmente desfavorecidos, y esto se describe a continuación en las prácticas de participación social.

La segmentación de las pérdidas entre los clientes residenciales, industriales y comerciales es una actividad importante a realizar desde el principio como parte del estudio. Esto se debe a que las pérdidas en los clientes industriales y comerciales suelen concentrarse en pocos clientes con alto volumen, en comparación con el tramo residencial que tiene gran cantidad de clientes con pequeño volumen.